Orden de compra: qué es, qué datos lleva y en qué se diferencia de la nota de pedido
Para el mayorista al que una cadena le dice «sin orden de compra no te pagamos» y para el comercio que quiere pedir por escrito y que le respeten el precio. Qué es exactamente la orden de compra, dónde entra entre el presupuesto y la factura, qué tiene que decir y un modelo gratis para armarla en dos minutos.
La orden de compra es el documento con el que un comprador le pide formalmente mercadería a un proveedor: qué artículos, cuántos, a qué precio y en qué condiciones de entrega y pago. La emite el que compra, lleva número y fecha, y cuando el proveedor la acepta se convierte en un compromiso de las dos partes: el comprador se obliga a recibir y pagar, el proveedor a entregar lo pedido al precio acordado.
En una compra mayorista chica casi nunca se ve: el pedido llega por WhatsApp y listo. Aparece cuando el comprador es una empresa con circuito de compras, una cadena, un organismo o cualquiera que necesite control: ahí la orden de compra es la condición para que la factura se pague.
Del presupuesto a la factura: dónde entra
| Documento | Quién lo emite | Qué dice | Obliga |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | El proveedor | Precio, validez y condiciones ofrecidas | A nadie, hasta que se acepta |
| Orden de compra | El comprador | Qué pide, cuánto, a qué precio, cómo se entrega y se paga | A las dos partes cuando el proveedor la acepta |
| Nota de pedido | El proveedor | Lo mismo que la orden de compra, registrado del lado del que vende | Al comprador cuando la firma en conformidad |
| Remito (nota de remisión en México) | El proveedor | Qué mercadería viaja y quién la recibió | Prueba la entrega; no es fiscal |
| Factura | El proveedor | La venta, con impuestos, referenciando la orden de compra | Documento fiscal; es lo que se paga |
Qué datos lleva una orden de compra
- Número y fecha. El número es lo que el proveedor va a citar en el remito y en la factura; sin él, la cadena no paga.
- Comprador y proveedor. Razón social, CUIT o identificación fiscal, domicilio, y a quién va dirigida.
- Detalle de artículos. Código, descripción, cantidad, unidad (unidad, caja, bulto), precio unitario acordado e importe por línea. El código tiene que ser el del proveedor, o los dos.
- Total y condición de impuestos. Si los precios son más impuestos o finales; con un presupuesto previo, se copia de ahí.
- Entrega. Lugar, plazo o fecha, horario de recepción y quién paga el flete.
- Pago. Forma y plazo acordados: transferencia a 30 días, cuenta corriente, contra entrega.
- Autorización y aceptación. Firma de quien autoriza la compra y, cuando vuelve, la aceptación del proveedor.
El generador de nota de pedido y orden de compra arma el documento con todos estos datos y lo descarga en PDF, sin registro. Para trabajarla en Excel, la planilla de nota de pedido.
Por qué las empresas grandes la exigen, y qué le pasa al mayorista
En una empresa con circuito de compras, nadie paga una factura que no coincida con una orden autorizada: es el control que separa a quien pide de quien paga. Para el proveedor eso tiene tres consecuencias. La factura tiene que citar el número de orden, con las mismas cantidades y precios. La mercadería que no está en la orden no se cobra, aunque se haya entregado. Y un cambio de precio después de la orden se discute antes de entregar, no en la factura. Con un presupuesto numerado y una validez escrita, la orden sale con los datos correctos y la factura se paga sin idas y vueltas.
Cómo lo resuelve VentasxMayor
- El pedido del portal cumple la función de la orden de compra. El comercio entra con su usuario, ve su lista de precios y su mínimo, y carga el pedido: queda numerado y con los precios acordados, sin que nadie lo copie de un PDF.
- Las observaciones guardan la referencia del comprador. Si la empresa necesita su propio número de orden en la factura, lo escribe en las observaciones del pedido y viaja con él al sistema de gestión.
- Remito y factura salen de ese mismo pedido. Con la integración con el ERP, el pedido entra con comprador, artículos y condiciones, y la factura se emite ahí referenciándolo.
Preguntas frecuentes
¿Orden de compra y nota de pedido son lo mismo?+
¿La orden de compra tiene validez fiscal?+
¿Qué pasa si el proveedor no puede entregar lo que dice la orden?+
¿Hay un modelo de orden de compra para completar?+
Fuentes
Siguiente paso
El pedido del cliente ya es la orden de compra
En VentasxMayor el comercio entra con su usuario, ve su lista de precios y carga el pedido: queda numerado, con artículos, cantidades, precios y condiciones, y entra al sistema de gestión sin que nadie lo copie. Si el comprador necesita su propio número de orden, lo escribe en las observaciones del pedido.
Qué es un remito: para qué sirve, qué datos lleva y modelo para imprimir
El remito acompaña la mercadería y prueba que se entregó; no es una factura. Qué datos lleva, qué cambió con el remito digital y un modelo para imprimir.
Cómo pasar los pedidos de WhatsApp a una tienda mayorista sin perder clientes
Un plan en cuatro etapas para que el pedido deje de entrar por chat y por planilla: a quién migrar primero, qué decirle, el guion del vendedor y qué medir.
Cómo armar un catálogo mayorista con talles y colores (sin que cada color sea otro producto)
Un producto con variantes, no veinte productos: la grilla de talles y colores, stock y código por opción, la curva de talles y el descuento por volumen sobre el total.